La modification d’un acte est possible tant qu’il est « en cours de saisie ». Il s’agit ensuite d’ouvrir l’acte puis de cliquer sur le bouton « Modifier ». L’ensemble des rubriques, documents joints et commentaires peuvent alors être modifiés.
Lorsque la saisie d’un acte est terminée, celui-ci doit être soumis à validation. Pour cela :
Dans Actions Actes, cliquer sur « Voir la liste des actes » puis cliquer sur « Actes en attente de validation » afin de visualiser la liste des actes à valider :
Pour signer électroniquement les actes, il est possible d’utiliser OK ACTE.
Attention : Un acte envoyé ne peut plus être modifié.
Dans Actions Actes, activer « Voir la liste des actes » puis cliquer sur « Actes à envoyer » afin de visualiser la liste des actes à envoyer :
Les habilitations définissent ce que peut faire un utilisateur. Ils sont accessibles uniquement à l’administrateur de la plateforme. Pour chaque utilisateur, différents droits peuvent être attribués.
Dès qu’un acte a été envoyé au Ministère, il se trouve dans la liste des « Actes envoyés en attente d’un AR ». Il y reste en moyenne de 30 mn à 1 heure, le temps qu’arrive l’accusé de réception électronique.
OK-ACTE possède un outil permettant la recherche d’actes présents dans la plateforme. Pour y accéder, activer « Rechercher un acte » dans Actions Actes. S’affiche alors un écran permettant la saisie de critères de recherche Poursuivre la lecture (Connexion obligatoire)
L’archivage électronique des Actes est possible avec le module complémentaire OK-ARCHIVE.